در زبان انگلیسی ممکن است واژه Your را به جای you’re یا their و there را به جای they’re مشاهده کنید. همچنین سه واژه to، too و two در بسیاری از موارد به اشتباه به جای یکدیگر مورد استفاده قرار می گیرند. متن درون ایمیل از اهمیت خاصی برخوردار است. به ویژه زمانی که در نظر دارید احساس خوبی را به گیرنده منتقل کنید. اگر در انتقال پیام خود اطمینان ندارید بهتر است از یک متن کوتاه استفاده کنید. کوتاه بودن متن به شکل قابل توجهی زمان مطالعه ایمیل شما را کوتاه می کند. تغییر سریع جملات وبه کارگیری کلماتی که تفاو تها را به خوبی نشان می دهند یک هنر منحصر به فرد است. برای تسلط بر چنین شیوه ی نامه نگاری بهتر است

مهارت های خود را در ارتباط با انتخاب درست کلمات افزایش دهید.


2 به کارگیری عناوین اشتباه
بدون اغراق همه ی ما باید به این اشتباه خود اعتراف کنیم. عنوان درست و دقیق یک ایمیل به ویژه در ارتباط با موضوعات جدید همانند نسیم فرح بخشی است که به سمت گیرنده فرستاده می شود، پیش از آ ن که به ایمیل
شما پاسخ دهد. در زمان نگارش عنوان ایمیل سعی کنید در انتهای عنوان، اشاره ای به محتوای ایمیل داشته باشید. این کار حسن نیت شما را نشان داده و درک پیام شما را ساده تر می کند.

3 اختصار و کوتاه نویسی یک فضیلت است
ارسال پیام های طولانی در یک ایمیل اگر نگوییم یک گناه است، بهتر است بگوییم یک اشتباه بزرگ است. ایمیل های طولانی باعث سردرد می شوند. برای اجتناب از بروز چنین مشکلی بهتر است متن های طولانی را درون یک ضمیمه قرار داده و در ایمیل خود به این موضوع اشاره کنید. یک قاعده کلی در این زمینه وجود دارد. ایمیل شما باید به گونه ای آماده شده باشد که خط امضا شما بدون نیاز به پیمایش صفحه به خوبی قابل مشاهده باشد.

4 ایمیل ها را با سرعت نور پاسخ ندهید!
پاسخ سریع به ایمیل ها به خوبی نشا ن دهنده این موضوع است که شما تمام وقت آنلاین هستید. پاسخ سریع به ایمیل ها ممکن است این ذهنیت را نزد مشتریان به وجود آورد که هیچ گونه تاخیری را از سوی شما در پاس خگویی به ایمیل ها قبول نکنند. در حالت کلی بهتر است ایمیل ها با یک روز تاخیر و با شروع زمان کاری بعدی ارسال شوند. در طول ساعات کاری بهتر است سرویس ایمیل خود را به گونه ای تنظیم کنید که برای مشتری پیغام «ایمیل شما دریافت شد، به زودی پاسخ می دهم » را ارسال کند. به ویژه اگر ارسال کننده ی ایمیل فرد مهمی است. با استفاده از این تکنیک به دریافت کنندگان پیام های خود نشان می دهید که برای آ نها ارزش قائل هستید و در اولین فرصت به آ نها پاسخ می دهید.

5 پاسخ گویی گروهی به ایمیل ها
در روزهای اولیه پیدایش ایمیل، پاسخ گویی گروهی به ایمیل ها رویکرد جالبی به نظر می سید. اما امروزه این رویکرد دیگر قابل قبول نیست. ارسال ایمیل همانند یک چت نیست که بتوانید ایمیل یکسانی را برای افراد متعددی ارسال کنید. به واسطه آ نکه مشکلات خاص خود را دارد. به علاوه در بسیاری از موارد دریافت کنندگان ایمیل تمایلی ندارند، آدرس و نام آنها در معرض دید دیگران قرار گیرد. حتی بسیاری از شرکت های بزرگ و نشریات نیز همین اشتباه را مرتکب می شوند و ایمیل های عمومی را برای مشتریان خاص خود نیز به این شکل ارسال می کنند. مشکل دیگر این رویکرد این است که ممکن است اسم فردی از قلم افتاده و ایمیل برای او ارسال نشود. در نتیجه عصبانیت این فرد را به همراه دارد. اگر در زمان نگارش ایمیل ها تمرکز بیشتری به خرج داده و به این گونه قوانین توجه کنید، اشتباهات ایمیلی شما به حداقل رسیده و پیام خود را به خوبی به مخاطب منتقل می کنید. همچنین در زمان ارسال پیامهای خود به این نکته توجه داشته باشید که پیامهای شما تا چه اندازه خصوصی هستند؟ آیا رییس شما ایمیل ها را مشاهده می کند؟ ایمیل ها  به لحاظ قانونی مشکلی ندارند؟ بهتر نیست در اولین ارتباط پیام خود را رود ررو منتقل کنید؟ به ویژه در این مقطع زمانی که ایمیل های  شرکت ها به راحتی هک شده و ایمیل ها در هر مکانی حتی در ماشین ها نیز مطالعه می شوند. در نتیجه از ایمیل شما ممکن است برداشت های متفاوتی شکل گرفته یا ممکن است شایعاتی منتشر شوند. در نهایت به این موضوع فکر کنید که هدف و انگیزه شما از ارسال یک ایمیل چیست؟

منبع : اتاق بازرگانی ایران ایتالیا